AVG-afspraken
Verwerkersovereenkomst
Deze overeenkomst geldt automatisch wanneer Community Tools voor een aangesloten organisatie persoonsgegevens verwerkt binnen de centrale dienst of een geactiveerd product.
Versie 2026-08-27 · laatst bijgewerkt 27 augustus 2026
1. Rollen en reikwijdte
De Organisatie is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die zij of haar gebruikers in de dienst invoeren. Community Tools is verwerker voor zover wij die gegevens uitsluitend namens de Organisatie verwerken. Voor onze eigen account-, beveiligings- en facturatieadministratie zijn wij zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.
2. Onderwerp, duur en doel
De verwerking duurt zolang de Organisatie de betreffende dienst gebruikt, plus de noodzakelijke verwijder- en bewaartermijn. Het doel is het hosten, beveiligen, beheren en beschikbaar maken van account-, leden-, communicatie- en productfuncties volgens de gekozen dienst en gedocumenteerde instructies van de Organisatie.
3. Betrokkenen en gegevens
Betrokkenen kunnen beheerders, leden, genodigden, deelnemers en contactpersonen van de Organisatie zijn. Gegevens kunnen bestaan uit identificatie- en contactgegevens, rollen, voorkeuren, deelname-, communicatie- en productinhoud. Bijzondere persoonsgegevens worden alleen verwerkt als het product daarin voorziet, de Organisatie dit rechtmatig inzet en passende instructies en beveiliging gelden.
4. Instructies en geheimhouding
Wij verwerken uitsluitend op gedocumenteerde instructie, waaronder de configuratie en acties in het portaal. Als een instructie volgens ons strijdig is met privacywetgeving, melden we dat. Personen met toegang zijn aan geheimhouding gebonden en krijgen alleen toegang voor zover hun werk dat vereist.
5. Beveiliging
We treffen passende maatregelen voor het risico, waaronder versleuteld transport, authenticatie, rollen en rechten, logging, scheiding tussen organisaties, updates, back-ups waar passend en procedures voor incidenten. De Organisatie beheert zelf haar gebruikers, rollen, invoer en eindapparaten.
6. Subverwerkers
De Organisatie geeft algemene toestemming voor noodzakelijke subverwerkers. De huidige categorieën zijn hosting en database (Railway), transactionele e-mail (Brevo), betalingen (Mollie) en de afzonderlijke Community Tools-productdiensten die de Organisatie activeert. We leggen gelijkwaardige privacyverplichtingen op. Bij een wezenlijke nieuwe subverwerker informeren we vooraf; bij een gemotiveerd privacybezwaar zoeken partijen een redelijke oplossing.
7. Datalekken en verzoeken
We melden een inbreuk op persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging nadat die bij ons bekend is en verstrekken beschikbare informatie die de Organisatie nodig heeft voor haar beoordeling en eventuele melding. We ondersteunen redelijkerwijs bij verzoeken van betrokkenen, effectbeoordelingen en overleg met toezichthouders. Kosten van uitzonderlijk omvangrijke ondersteuning kunnen na voorafgaand overleg worden doorberekend.
8. Doorgifte buiten de EER
Een doorgifte buiten de EER vindt alleen plaats met een geldig mechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of goedgekeurde standaardbepalingen, plus aanvullende maatregelen waar nodig.
9. Verwijderen, retourneren en controle
Na einde van de dienst verwijderen of retourneren we persoonsgegevens volgens de keuze van de Organisatie, behalve waar de wet bewaring verplicht. Back-ups verdwijnen volgens de normale roulatie. Op verzoek verstrekken we relevante informatie over naleving. Een audit vindt maximaal eenmaal per jaar plaats, tenzij een incident of toezichthouder vaker vereist, met redelijke aankondiging en bescherming van andere klanten en onze beveiliging.
10. Rangorde en contact
Bij strijd over verwerking gaat deze verwerkersovereenkomst voor op de algemene voorwaarden. Overige bepalingen, waaronder aansprakelijkheid en toepasselijk recht, volgen de zakelijke abonnementsvoorwaarden. Privacyvragen kunnen naar no-reply@communitytools.online.